VILKÅR FOR BRUK AV STYRMIND

Sist oppdatert: 8. oktober 2026

1. Parter og avtaleinngåelse

Vilkårene gjelder mellom Styrmind AS, organisasjonsnummer 937 555 741, Dronningens gate 2A, 4610 Kristiansand, Norge («Styrmind»), og virksomheten identifisert i bestillingen eller særskilt skriftlig avtale («Kunden»).

Tjenesten er beregnet for bruk i næringsvirksomhet og er tilgjengelig på app.styrmind.no eller andre adresser Styrmind oppgir.

Avtalen inngås når en person med fullmakt til å binde Kunden aksepterer bestillingen og disse vilkårene elektronisk eller skriftlig. Vilkårene og databehandleravtalen gjøres tilgjengelige før aksept. En enkelt brukers innlogging etablerer ikke alene fullmakt til å inngå eller endre virksomhetens avtale.

Bestilling, eventuelle særskilte skriftlige vilkår, disse vilkårene og databehandleravtalen utgjør Hovedavtalen. Særskilte skriftlige avtaler går foran generelle vilkår. For personopplysninger som behandles på Kundens vegne, går databehandleravtalen foran ved motstrid. Personvernerklæringen gir informasjon om behandling og endrer ikke i seg selv Kundens avtalte rettigheter.

2. Tjenesten

Styrmind gir samlet oversikt og støtte for administrasjon, planlegging og oppfølging basert på opplysninger fra Kunden og tilkoblede systemer. Avtalt funksjonsomfang følger av bestillingen og eventuelle særskilte avtaler. Handlinger som sender kommunikasjon eller endrer opplysninger i tilkoblede systemer, skal følge autoriserte brukeres valg og avtalte instrukser. Ved aktiverte funksjoner kan oppfølging skje automatisk innenfor disse instruksene, blant annet bookinguttrekk, dokumentindeksering og påminnelser. KI-lesing av dokumenter krever en særskilt brukerhandling; forslag må kontrolleres og bekreftes før de lagres som avtaleopplysninger.

Tjenesten er et hjelpemiddel og erstatter ikke Kundens regnskapssystem, regnskapsfører, revisor eller egne faglige vurderinger. Kunden er ansvarlig for bokføring, rapportering og beslutninger, og skal kontrollere vesentlige opplysninger før de brukes som beslutningsgrunnlag. Dette gjelder også KI-forslag, avtalefrister og påminnelser; en markering i Styrmind er ikke dokumentasjon på at en lovpålagt oppgave er levert.

Styrmind kan vedlikeholde og forbedre tjenesten. Vesentlige reduksjoner i avtalte funksjoner håndteres etter punkt 14.

3. Kontoer og sikkerhet

Kunden administrerer brukere, roller og tilganger, og skal holde kontaktopplysninger oppdatert. Hver bruker skal ha en personlig konto. Innloggingsopplysninger skal ikke deles. Kunden kan gi egne rådgivere, som regnskapsfører eller revisor, personlig tilgang for arbeid på Kundens vegne innenfor avtalt omfang.

Kunden skal sørge for forsvarlig bruk av kontoene og varsle Styrmind uten ugrunnet opphold ved mistanke om misbruk. Styrmind har ansvar for sikkerhetstiltakene på sin side av leveransen. Kunden skal fjerne tilganger som ikke lenger er nødvendige.

Tofaktorautentisering anbefales og kan kreves for Kundens brukere gjennom tjenestens innstillinger. Særskilte sikkerhetskrav kan avtales skriftlig.

4. Tilkoblinger og tredjepartssystemer

Kunden må ha nødvendige avtaler, autorisasjoner og rettigheter for å koble til egne systemer. Kundens avtaler med slike leverandører gjelder ved siden av denne avtalen. Dette omfatter blant annet Microsoft 365, Tripletex, Unimicro og PowerOffice når den aktuelle integrasjonen inngår i leveransen. Listen gir ikke i seg selv en garanti for at alle integrasjoner eller tredjepartsfunksjoner er tilgjengelige. Offentlige datakilder brukes innenfor gjeldende bruksvilkår.

Tjenestens funksjoner og datakvalitet kan påvirkes av tilkoblingene. Kunden skal kontrollere opplysningenes aktualitet, og Styrmind skal gi relevant informasjon om kjente tilkoblingsfeil eller utdatert informasjon der dette kan identifiseres.

Styrmind er ikke ansvarlig for forhold hos Kundens selvstendig valgte leverandører som Styrmind ikke har kontroll over. Dette fritar ikke Styrmind for feil i egne integrasjoner, egne avtaleforpliktelser eller ansvar for egne underleverandører.

5. Tillatt bruk

Kunden skal bruke tjenesten lovlig og innenfor avtalt bruksrett. Kunden skal ikke:

• Behandle opplysninger uten nødvendige rettigheter eller behandlingsgrunnlag.
• Omgå tilgangsbegrensninger eller forsøke å få tilgang til andre kunders opplysninger.
• Belaste eller skade tjenesten gjennom misbruk, skadelig kode eller uautorisert automatisert uthenting.
• Sende ulovlig eller uønsket masseutsendelse.
• Kopiere, distribuere, videreselge eller gjøre tjenesten tilgjengelig for andre uten avtalt rett.
• Dekompilere eller forsøke å hente ut kildekode, bortsett fra i den utstrekning ufravikelig lov gir slik rett.
• Bruke fortrolig dokumentasjon eller annet rettslig beskyttet materiale til å fremstille eller tilby en kopi av tjenesten.

Begrensningene innskrenker ikke lovlig eksport av Kundens egne data, avtalte integrasjoner eller rettigheter Kunden har etter ufravikelig lov.

Styrmind kan midlertidig begrense tilgang når det er nødvendig for å håndtere vesentlig avtalebrudd, sikkerhetsrisiko eller lovkrav. Kunden varsles med begrunnelse og mulighet til retting før begrensning, med mindre situasjonen krever umiddelbar handling. Tiltaket skal være forholdsmessig og oppheves når grunnlaget bortfaller. Heving følger punkt 13.

6. Pris, betaling og fornyelse

Pris, valuta, merverdiavgift, betalingsperiode, betalingsmåte, eventuell prøveperiode og bindingstid fremgår av bestillingen eller særskilt skriftlig avtale. Bestillingsbekreftelsen dokumenterer det avtalte.

Abonnementet fornyes automatisk etter avtalt periode til det avsluttes, med mindre annet er avtalt. Overgang fra kostnadsfri prøveperiode til betalt abonnement skal fremgå tydelig før bestilling. En særskilt pilot følger sin egen skriftlige avtale.

Prisendringer varsles skriftlig minst 30 dager før de trer i kraft. De gjelder tidligst fra neste fornyelse etter varslingsperioden og endrer ikke prisen for en allerede betalt periode. Kunden kan avslutte før prisendringen gjelder. Prisen endres ikke i en særskilt avtalt fast pris- eller bindingsperiode med mindre avtalen uttrykkelig tillater dette.

Ved forsinket betaling kan Styrmind kreve lovlige forsinkelsesrenter og inndrivelseskostnader. Eventuell stenging krever skriftlig varsel og rimelig frist til å betale, med mindre annet lovlig grunnlag krever umiddelbare tiltak.

7. Drift og støtte

Styrmind arbeider for stabil tilgjengelighet, men garanterer ikke uavbrutt eller feilfri drift. Planlagt vedlikehold varsles der det er praktisk mulig.

Konkrete løfter om oppetid, støtte og svartid følger av bestillingen eller særskilt tjenestenivåavtale. Kundens egne systemer, nettforbindelse og utstyr er Kundens ansvar.

Opplæring, dataimport og særskilt tilpasning utover avtalt leveranse avtales separat, med omfang og pris før arbeidet starter. Retting av Styrminds avtalebrudd belastes ikke Kunden. Nødvendig personvernbistand følger databehandleravtalen.

8. Personvern og underleverandører

Databehandleravtalen regulerer personopplysninger Styrmind behandler på Kundens vegne. Styrminds behandling for egne formål beskrives i personvernerklæringen.

Kunden er ansvarlig for lovlig innsamling, nødvendig informasjon til registrerte, brukernes tilganger og instrukser. Styrmind skal oppfylle sine plikter som databehandler og sikre nødvendige avtaler med underdatabehandlere før de behandler Kundens personopplysninger.

Gjeldende underdatabehandlere og prosessen for endringer fremgår av databehandleravtalens vedlegg B og punkt 7. Overføringer utenfor EØS skal oppfylle kravene i databehandleravtalen og gjeldende personvernregelverk.

Tjenesten er ikke beregnet for særlige kategorier personopplysninger eller opplysninger om straffedommer og lovovertredelser. Slik behandling krever særskilt skriftlig avtale.

Dokumenter, søk og KI

Når dokumentfunksjonen er aktivert, er Kundens SharePoint hovedlager for originaler. Styrmind kan behandle midlertidige filer, dokumentopplysninger, søkeindekser og krypterte tekstkopier for avtalte funksjoner. Et vedlegg Kunden henter fra e-post, kan senere sendes som dokumenttekst til KI-leverandør etter en egen autorisert brukerhandling. Kunden skal ha rett til slik behandling og kontrollere at dokumentet er egnet for formålet.

Sletting av en avtale sletter ikke originaldokumentet i SharePoint. Den særskilte funksjonen for dokument-sletting kan flytte dokumentet til SharePoints papirkurv. Ved frakobling må Kunden også trekke tilbake Styrminds tilgang hos Microsoft. Kundens egne Microsoft-regler gjelder for kopier og oppbevaring der. Nærmere behandling og innholdssperrer er beskrevet i personvernerklæringen og databehandleravtalen.

9. Kundens data, eksport og sletting

Kunden beholder sine rettigheter til data og innhold som legges inn eller behandles på Kundens vegne. Kunden gir Styrmind den begrensede retten til behandling som er nødvendig for å levere tjenesten og oppfylle dokumenterte instrukser. Dette gir ikke eierskap til enkeltpersoners personopplysninger.

Kundens data brukes ikke til Styrminds egne produktutviklingsformål, modelltrening eller analyser på tvers av kunder.

Kunden kan be om eksport eller tilbakelevering i et alminnelig maskinlesbart format. Selvbetjent eksport kan være begrenset til bestemte datakategorier. Styrmind bistår med øvrig nødvendig utlevering etter avtalen og personvernregelverket. Tekniske tilgangshemmeligheter skal ikke inngå i ordinær eksport.

Ved avslutning får Kunden rimelig mulighet til å velge tilbakelevering før sletting. Kundedata skal slettes fra aktive systemer innen 30 dager etter opphør, med mindre loven krever fortsatt lagring. Kunden kan be om tidligere sletting. Styrmind tar sikkerhetskopier av hele databasen for å kunne gjennomføre full databasegjenoppretting ved behov. Avtalen omfatter ikke en garanti for separat gjenoppretting av én kundes data til et valgt tidspunkt. Eventuelle særskilte krav til slik gjenoppretting må avtales skriftlig.

Sikkerhetskopiområdet for liveversjonen hos Cloudflare har en aktiv utløpsregel på 90 dagers objektalder. Etter utløpet fjernes kopiene normalt innen 24 timer, men det kan ta lengre tid ved forsinkelser hos leverandøren. Utløpsperioden gjelder sikkerhetskopienes alder. Fysisk sletting fra sikkerhetskopier er en egen prosess etter sletting fra aktive systemer. I perioden før endelig sletting begrenses behandlingen til nødvendig sikkerhet og gjenoppretting. Tidligere sletteinstrukser skal gjennomføres på nytt ved gjenoppretting før opplysningene brukes i ordinær drift. Styrmind følger opp slettingen etter databehandleravtalens punkt 11.

Lovpålagt lagring og Styrminds særskilte behandling til egne formål følger databehandleravtalen og personvernerklæringen. Slike formål gir ikke adgang til å beholde hele Kundens datagrunnlag. Personopplysninger håndteres etter databehandleravtalens punkt 11.

10. Immaterielle rettigheter

Styrmind eller selskapets rettighetshavere beholder rettighetene til programvare, design, varemerker, dokumentasjon og annet beskyttet materiale i tjenesten. Kunden får en begrenset, ikke-eksklusiv bruksrett for egen virksomhet innenfor avtalt omfang og avtaleperiode. Bruksretten kan bare overdras etter punkt 15.

Ingen eiendomsrett eller rett til kildekode overføres. Kopiering, bearbeiding, distribusjon eller kommersiell utnyttelse av beskyttet materiale utover avtalt bruk krever skriftlig tillatelse, med forbehold for ufravikelig lov. Kundens egne data og rettigheter omfattes ikke av Styrminds eierskap.

Styrmind beholder rettighetene til programvaretilpasninger og tillegg Styrmind utvikler, med mindre annet er skriftlig avtalt. Betaling for utviklingsarbeid innebærer ikke i seg selv rettighetsoverdragelse. Kundens eksisterende materiale og rettigheter berøres ikke.

11. Konfidensialitet

Partene skal beskytte informasjon mottatt gjennom avtaleforholdet som er merket fortrolig eller etter sin art med rimelighet må forstås som fortrolig. Dette kan omfatte ikke-offentlig teknisk dokumentasjon, sikkerhetsinformasjon, kildekode, forretningsplaner og Kundens forretningsopplysninger.

Fortrolig informasjon brukes bare til oppfyllelse av avtalen og gis bare til personer og nødvendige rådgivere eller leverandører med tjenstlig behov og tilsvarende konfidensialitetsplikt.

Plikten gjelder ikke informasjon som mottakeren kan dokumentere er offentlig uten avtalebrudd, lovlig var kjent fra før, lovlig mottas fra andre uten taushetsplikt, eller er utviklet selvstendig uten bruk av fortrolig informasjon. Lovpålagt utlevering er tillatt, med forhåndsvarsel der loven tillater det.

Plikten gjelder under avtalen og i tre år etter opphør. For personopplysninger og forretningshemmeligheter gjelder plikten så lenge vern følger av lov eller opplysningene fortsatt har karakter av forretningshemmeligheter. Offentlig personverninformasjon og generelle produktbeskrivelser blir ikke fortrolige gjennom dette punktet.

12. Ansvar

Styrmind skal levere tjenesten i samsvar med avtalen og utvise forsvarlig aktsomhet. Opplysninger fra Kundens systemer kan være feilaktige eller ufullstendige. Styrmind garanterer ikke bestemte økonomiske resultater eller at beslutningsgrunnlaget alltid er fullstendig.

Styrminds samlede erstatningsansvar er begrenset til vederlaget Kunden har betalt for tjenesten de siste tolv månedene før den ansvarsbetingende hendelsen. For en leveranse uten vederlag er ansvaret begrenset til NOK 10 000.

Styrmind er ikke ansvarlig for indirekte tap, herunder tapt fortjeneste eller tapte forventede besparelser. Rimelige og dokumenterte direkte kostnader til gjenoppretting av data som følge av Styrminds ansvarsbetingende forhold behandles som direkte tap og omfattes av ansvarstaket.

Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, i strid med ufravikelig lov eller der bindende overføringsgarantier krever annet. De begrenser ikke registrertes krav etter GDPR artikkel 82. En tredjeparts krav er ikke automatisk indirekte tap; vurderingen følger gjeldende rett og avtalen.

13. Varighet, oppsigelse og heving

Avtalen løper og fornyes etter perioden i bestillingen. Kunden kan avslutte abonnementet gjennom tilgjengelig abonnementsfunksjon eller ved skriftlig melding til post@styrmind.com. Styrmind bekrefter avslutningen. Tilgangen varer ut avtalt prøveperiode eller betalt periode, og abonnementet fornyes ikke deretter, med forbehold for særskilt avtalt bindingstid.

Kunden må avslutte før en avtalt prøveperiode går over til betaling, dersom slik overgang er avtalt. Fjerning av en enkelt bruker avslutter ikke virksomhetens abonnement.

Styrmind kan si opp avtalen med minst 30 dagers skriftlig varsel, med forbehold for særskilt avtalt bindingstid. Ved slik oppsigelse tilbakebetales forskuddsbetalt vederlag forholdsmessig for perioden etter opphør.

Hver part kan heve ved vesentlig mislighold dersom det ikke er rettet innen 14 dager etter skriftlig varsel. Heving kan skje straks når misligholdet ikke kan rettes eller videre oppfyllelse ikke med rimelighet kan kreves. Midlertidig tilgangsbegrensning følger punkt 5.

Kunden får rimelig mulighet til å hente ut data ved opphør, så langt dette er lovlig og sikkerhetsmessig forsvarlig. Tilbakelevering og sletting følger punkt 9 og databehandleravtalen.

14. Endringer i vilkår eller vesentlige funksjoner

Styrmind kan endre vilkår og tjenesten for å ivareta lovkrav, sikkerhet, teknisk utvikling og saklige drifts- eller forretningsbehov. Vesentlige endringer varsles skriftlig minst 30 dager før de gjelder, med beskrivelse av endringen og eventuell oppsigelsesrett.

Hvis en endring vesentlig svekker Kundens avtalte rettigheter eller funksjonsomfang, kan Kunden si opp den berørte leveransen før endringen gjelder, også i en avtalt bindingsperiode. Forskuddsbetalt vederlag for perioden etter opphør tilbakebetales forholdsmessig. Prisendringer følger punkt 6. Endringer i underdatabehandlere følger databehandleravtalen.

Nødvendige endringer for å følge lov eller håndtere en akutt sikkerhetsrisiko kan gjennomføres raskere, med informasjon så snart som mulig. Vesentlig reduksjon gir fortsatt rett til oppsigelse som beskrevet over der leveransen ikke kan opprettholdes.

Fortsatt bruk etter korrekt varslede endringer kan innebære aksept av nye vilkår, men er ikke samtykke til personopplysningsbehandling som krever særskilt samtykke, eller en udokumentert utvidelse av databehandlerinstruksen.

15. Overdragelse

Kunden kan ikke overdra avtalen uten Styrminds skriftlige samtykke. Samtykke skal ikke nektes uten saklig grunn.

Styrmind kan overdra avtalen som del av fusjon, oppkjøp, salg av virksomhet eller tilsvarende omorganisering dersom den nye parten overtar avtaleforpliktelsene og overdragelsen ikke vesentlig svekker Kundens rettigheter. Kunden varsles skriftlig i rimelig tid. Endringer i databehandling må i tillegg oppfylle databehandleravtalen og personvernregelverket.

16. Force majeure

En part er ikke ansvarlig for manglende oppfyllelse som skyldes en hindring utenfor partens rimelige kontroll som parten ikke med rimelighet kunne forutse, unngå eller overvinne. Den berørte parten skal varsle uten ugrunnet opphold og begrense virkningene.

Sikkerhetshendelser og leverandørfeil er ikke automatisk force majeure; vilkårene over må være oppfylt. Plikter til å beskytte opplysninger og varsle etter lov og databehandleravtalen gjelder fortsatt så langt de skal og kan oppfylles.

Varer hindringen mer enn 60 sammenhengende dager, kan hver part avslutte den berørte delen av avtalen. Forskuddsbetalt vederlag for tjeneste som ikke leveres etter opphør, tilbakebetales forholdsmessig.

17. Lovvalg, tvister og kontakt

Avtalen reguleres av norsk rett. Partene skal først søke å løse tvister gjennom forhandlinger. Agder tingrett er avtalt verneting der slik avtale er lovlig.

Avtalemeldinger sendes skriftlig til Kundens registrerte kontaktadresse og til post@styrmind.com for Styrmind. Personvernspørsmål sendes til personvern@styrmind.com.

Styrmind AS

Dronningens gate 2A, 4610 Kristiansand, Norge

Organisasjonsnummer 937 555 741

post@styrmind.com

TERMS OF SERVICE FOR STYRMIND

Last updated: 8 October 2026

1. Parties and formation of the agreement

These terms apply between Styrmind AS, organisation number 937 555 741, Dronningens gate 2A, 4610 Kristiansand, Norway ("Styrmind"), and the business identified in the order or a separate written agreement ("the Customer").

The service is intended for business use and is available at app.styrmind.no or other addresses designated by Styrmind.

The agreement is formed when a person authorised to bind the Customer accepts the order and these terms electronically or in writing. These terms and the data processing agreement are made available before acceptance. An individual user's sign-in does not, on its own, establish authority to enter into or amend the business's agreement.

The order, any separate written terms, these terms and the data processing agreement constitute the Main Agreement. Separate written agreements take precedence over general terms. For personal data processed on the Customer's behalf, the data processing agreement takes precedence in the event of conflict. The privacy policy provides information about processing and does not, in itself, change the Customer's agreed rights.

2. The service

Styrmind provides a consolidated overview and support for administration, planning and follow-up based on information from the Customer and connected systems. The agreed scope of functionality follows from the order and any separate agreements. Actions that send communications or change information in connected systems must follow authorised users' choices and agreed instructions. When functions are enabled, follow-up may occur automatically within those instructions, including booking extraction, document indexing and reminders. AI reading of documents requires a separate user action; suggestions must be checked and confirmed before they are saved as agreement information.

The service is a tool and does not replace the Customer's accounting system, accountant, auditor or own professional assessments. The Customer is responsible for bookkeeping, reporting and decisions, and must check material information before using it as a basis for decisions. This also applies to AI suggestions, agreement deadlines and reminders; a status indicator in Styrmind is not evidence that a statutory task has been submitted.

Styrmind may maintain and improve the service. Material reductions in agreed functionality are handled under section 14.

3. Accounts and security

The Customer administers users, roles and access, and must keep contact details up to date. Each user must have a personal account. Sign-in credentials must not be shared. The Customer may give its own advisers, such as an accountant or auditor, personal access for work on the Customer's behalf within the agreed scope.

The Customer must ensure proper use of accounts and notify Styrmind without undue delay if misuse is suspected. Styrmind is responsible for security measures on its side of the delivery. The Customer must remove access that is no longer necessary.

Two-factor authentication is recommended and may be required for the Customer's users through the service settings. Specific security requirements may be agreed in writing.

4. Connections and third-party systems

The Customer must have the necessary agreements, authorisations and rights to connect its own systems. The Customer's agreements with those providers apply alongside this agreement. This includes Microsoft 365, Tripletex, Unimicro and PowerOffice where the relevant integration is included in the delivery. The list does not, in itself, guarantee that all integrations or third-party functions are available. Public data sources are used within their applicable terms of use.

The service's functionality and data quality may be affected by connections. The Customer must check that information is current, and Styrmind must provide relevant information about known connection errors or outdated information where these can be identified.

Styrmind is not responsible for circumstances at providers independently selected by the Customer over which Styrmind has no control. This does not exempt Styrmind from errors in its own integrations, its own contractual obligations or responsibility for its own subcontractors.

5. Permitted use

The Customer must use the service lawfully and within the agreed right of use. The Customer must not:

• Process information without the necessary rights or legal basis.
• Circumvent access restrictions or attempt to access other customers' information.
• Overload or damage the service through misuse, malicious code or unauthorised automated extraction.
• Send unlawful or unsolicited bulk communications.
• Copy, distribute, resell or make the service available to others without an agreed right.
• Decompile or attempt to extract source code, except to the extent permitted by mandatory law.
• Use confidential documentation or other legally protected material to create or offer a copy of the service.

These restrictions do not limit lawful export of the Customer's own data, agreed integrations or rights the Customer has under mandatory law.

Styrmind may temporarily restrict access where necessary to address a material breach, a security risk or a legal requirement. The Customer is notified of the reasons and given an opportunity to remedy the matter before restriction, unless the situation requires immediate action. The measure must be proportionate and lifted when its grounds no longer apply. Termination for breach follows section 13.

6. Price, payment and renewal

The price, currency, VAT, billing period, payment method and any trial or commitment period are specified in the order or a separate written agreement. The order confirmation documents what has been agreed.

The subscription renews automatically for the agreed period until cancelled, unless otherwise agreed. Any transition from a free trial to a paid subscription must be made clear before ordering. A separate pilot follows its own written agreement.

Price changes are notified in writing at least 30 days before they take effect. They apply no earlier than the next renewal after the notice period and do not change the price for a period already paid for. The Customer may cancel before the price change applies. The price does not change during a separately agreed fixed-price or commitment period unless the agreement expressly permits it.

In the event of late payment, Styrmind may charge lawful late-payment interest and collection costs. Any suspension requires written notice and a reasonable deadline for payment, unless another lawful ground requires immediate measures.

7. Operations and support

Styrmind works towards stable availability but does not guarantee uninterrupted or error-free operation. Planned maintenance is announced where practicable.

Specific commitments on uptime, support and response times follow from the order or a separate service level agreement. The Customer is responsible for its own systems, network connection and equipment.

Training, data import and specific customisation beyond the agreed delivery are agreed separately, with scope and price established before work starts. The Customer is not charged for remedying Styrmind's breaches of contract. Necessary data protection assistance follows the data processing agreement.

8. Privacy and subcontractors

The data processing agreement governs personal data that Styrmind processes on the Customer's behalf. Styrmind's processing for its own purposes is described in the privacy policy.

The Customer is responsible for lawful collection, necessary information to data subjects, user access and instructions. Styrmind must fulfil its obligations as processor and ensure that the necessary agreements with subprocessors are in place before they process the Customer's personal data.

Current subprocessors and the process for changes are specified in Appendix B and section 7 of the data processing agreement. Transfers outside the EEA must meet the requirements of the data processing agreement and applicable data protection law.

The service is not intended for special categories of personal data or data relating to criminal convictions and offences. Such processing requires a separate written agreement.

Documents, search and AI

When document functionality is enabled, the Customer's SharePoint is the primary store for originals. Styrmind may process temporary files, document information, search indexes and encrypted text copies for agreed functions. An attachment the Customer retrieves from email may later be sent as document text to an AI provider following a separate authorised user action. The Customer must have the right to carry out that processing and check that the document is suitable for the purpose.

Deleting an agreement does not delete the original document in SharePoint. The separate document deletion function may move the document to SharePoint's recycle bin. On disconnection, the Customer must also revoke Styrmind's access at Microsoft. The Customer's own Microsoft rules apply to copies and retention there. Further processing and content restrictions are described in the privacy policy and data processing agreement.

9. Customer data, export and deletion

The Customer retains its rights to data and content entered or processed on its behalf. The Customer grants Styrmind the limited right to process it as necessary to deliver the service and fulfil documented instructions. This does not confer ownership of individuals' personal data.

Customer data is not used for Styrmind's own product development, model training or cross-customer analytics.

The Customer may request export or return in a commonly used machine-readable format. Self-service export may be limited to certain data categories. Styrmind assists with other necessary disclosure under the agreement and data protection law. Technical access secrets must not be included in ordinary exports.

On termination, the Customer is given a reasonable opportunity to choose return before deletion. Customer data must be deleted from active systems within 30 days after termination, unless the law requires continued retention. The Customer may request earlier deletion. Styrmind backs up the entire database to enable full database recovery when needed. The agreement does not include a guarantee of separate recovery of one customer's data to a selected point in time. Any specific requirements for such recovery must be agreed in writing.

The backup storage area for the live version at Cloudflare has an active expiration rule of 90 days of object age. After expiration, copies are normally removed within 24 hours, but removal may take longer in the event of provider delays. The expiration period concerns the age of the backups. Physical deletion from backups is a separate process following deletion from active systems. Until final deletion, processing is limited to necessary security and recovery. Previous deletion instructions must be carried out again on recovery before the information is used in ordinary operations. Styrmind follows up deletion under section 11 of the data processing agreement.

Statutory retention and Styrmind's separate processing for its own purposes follow the data processing agreement and privacy policy. Those purposes do not permit retention of the Customer's entire dataset. Personal data is handled under section 11 of the data processing agreement.

10. Intellectual property

Styrmind or its rights holders retain rights to software, design, trademarks, documentation and other protected material in the service. The Customer receives a limited, non-exclusive right of use for its own business within the agreed scope and term. The right of use may only be assigned under section 15.

No ownership or right to source code is transferred. Copying, adaptation, distribution or commercial exploitation of protected material beyond the agreed use requires written permission, subject to mandatory law. The Customer's own data and rights are not included in Styrmind's ownership.

Styrmind retains rights to software customisations and additions developed by Styrmind, unless otherwise agreed in writing. Payment for development work does not, in itself, imply a transfer of rights. The Customer's existing material and rights are unaffected.

11. Confidentiality

The parties must protect information received through the contractual relationship that is marked confidential or, by its nature, should reasonably be understood as confidential. This may include non-public technical documentation, security information, source code, business plans and the Customer's business information.

Confidential information is used only to fulfil the agreement and disclosed only to persons and necessary advisers or providers with a work-related need and an equivalent duty of confidentiality.

The duty does not apply to information the recipient can demonstrate is public without breach of contract, was lawfully known beforehand, is lawfully received from others without a duty of confidentiality, or is developed independently without use of confidential information. Disclosure required by law is permitted, with advance notice where the law allows it.

The duty applies during the agreement and for three years after termination. For personal data and trade secrets, the duty applies for as long as protection follows from law or the information retains the character of a trade secret. Public privacy information and general product descriptions do not become confidential under this section.

12. Liability

Styrmind must deliver the service in accordance with the agreement and exercise reasonable care. Information from the Customer's systems may be incorrect or incomplete. Styrmind does not guarantee particular financial results or that the information underlying decisions is always complete.

Styrmind's total liability for damages is limited to the fees the Customer has paid for the service in the twelve months preceding the event giving rise to liability. For a delivery without charge, liability is limited to NOK 10,000.

Styrmind is not liable for indirect loss, including lost profit or lost anticipated savings. Reasonable and documented direct costs of recovering data as a result of circumstances giving rise to Styrmind's liability are treated as direct loss and are subject to the liability cap.

The limitations do not apply in cases of intent or gross negligence, where contrary to mandatory law, or where binding transfer safeguards require otherwise. They do not limit data subjects' claims under GDPR Article 82. A third party's claim is not automatically indirect loss; the assessment follows applicable law and the agreement.

13. Term, cancellation and termination for breach

The agreement runs and renews according to the period specified in the order. The Customer may cancel the subscription through the available subscription function or by written notice to post@styrmind.com. Styrmind confirms cancellation. Access continues until the end of the agreed trial or paid period, and the subscription does not renew thereafter, subject to a separately agreed commitment period.

The Customer must cancel before an agreed trial transitions to payment, if such a transition has been agreed. Removing an individual user does not cancel the business's subscription.

Styrmind may terminate the agreement with at least 30 days' written notice, subject to a separately agreed commitment period. On such termination, prepaid fees for the period after termination are refunded proportionately.

Either party may terminate for material breach if it has not been remedied within 14 days of written notice. Termination may take immediate effect where the breach cannot be remedied or continued performance cannot reasonably be required. Temporary access restrictions follow section 5.

The Customer is given a reasonable opportunity to retrieve data on termination, insofar as this is lawful and safe from a security perspective. Return and deletion follow section 9 and the data processing agreement.

14. Changes to terms or material functions

Styrmind may change the terms and service to address legal requirements, security, technical development and legitimate operational or business needs. Material changes are notified in writing at least 30 days before they apply, with a description of the change and any right to terminate.

If a change materially weakens the Customer's agreed rights or scope of functionality, the Customer may terminate the affected delivery before the change applies, including during an agreed commitment period. Prepaid fees for the period after termination are refunded proportionately. Price changes follow section 6. Changes to subprocessors follow the data processing agreement.

Necessary changes to comply with law or address an urgent security risk may be implemented sooner, with information provided as soon as possible. A material reduction still gives a right to terminate as described above where the delivery cannot be maintained.

Continued use after properly notified changes may constitute acceptance of new terms, but is not consent to personal data processing that requires separate consent, or an undocumented extension of the processing instructions.

15. Assignment

The Customer may not assign the agreement without Styrmind's written consent. Consent must not be withheld without reasonable grounds.

Styrmind may assign the agreement as part of a merger, acquisition, business sale or similar reorganisation if the new party assumes the contractual obligations and the assignment does not materially weaken the Customer's rights. The Customer is notified in writing in reasonable time. Changes to data processing must additionally meet the requirements of the data processing agreement and data protection law.

16. Force majeure

A party is not liable for failure to perform caused by an obstacle beyond its reasonable control that it could not reasonably foresee, avoid or overcome. The affected party must notify the other without undue delay and limit the effects.

Security incidents and provider failures are not automatically force majeure; the conditions above must be met. Obligations to protect information and notify under law and the data processing agreement continue to apply insofar as they must and can be fulfilled.

If the obstacle lasts for more than 60 consecutive days, either party may terminate the affected part of the agreement. Prepaid fees for services not delivered after termination are refunded proportionately.

17. Governing law, disputes and contact

The agreement is governed by Norwegian law. The parties must first seek to resolve disputes through negotiations. Agder District Court is the agreed venue where such an agreement is lawful.

Contractual notices are sent in writing to the Customer's registered contact address and to post@styrmind.com for Styrmind. Privacy questions are sent to personvern@styrmind.com.

Styrmind AS

Dronningens gate 2A, 4610 Kristiansand, Norway

Organisation number 937 555 741

post@styrmind.com